Heutzutage ist es für Unternehmen wichtiger denn je, Prozesse stetig zu optimieren und somit auch die Effizienz zu steigern. Denn somit wird nämlich nicht nur die Konkurrenzfähigkeit gesichert, sondern man kann dadurch wichtige Ressourcen, wie beispielsweise Zeit, einsparen und anderweitig verwenden. Ein Weg, um dies zu erreichen, ist die Einbindung von verschiedenen Apps in ein Unternehmen. Dabei kann eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht, Datensicherheit gewährleistet oder das Arbeiten im Remote Work erleichtert werden. Welche Apps es dafür benötigt und welche Vorteile sie einem Unternehmen 2023 bringen, kann man im Folgenden erfahren.
Bisher war es häufig ein Problem, dass Mitarbeiter keine unternehmensbezogenen Zahlungen eigenständig tätigen konnten, weil sie weder Zugriff auf das Geschäftskonto hatten noch über eine Kreditkarte verfügten. Doch das Anfragen und Abwarten auf eine Genehmigung für jede Transaktion erfordert viel Arbeit und Zeit. Mit der Einführung von Moss ist damit jedoch Schluss, da sogenannte Kreditkarten für Mitarbeiter die Lösung darstellen. Hierbei können Firmenkreditkarten für jeden Mitarbeiter individuell ausgestellt werden - entweder physisch oder aber auch virtuell. Somit erlangen Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung und Selbstständigkeit, zumal sie ihr festgelegtes Budget frei einsetzen können. Abhängig vom Verwendungszweck können die Karten für einmalige oder wiederkehrende Zahlungen limitiert werden. Zudem verbessert sich das Ausgabenmanagement, da man als Geschäftsführer stets den Überblick über sämtliche Zahlungsflüsse im Unternehmen behält. Des Weiteren profitiert von Moss auch das Finanzteam, weil jegliche Belege nun digital in der App hochgeladen werden können und dadurch das Führen einer lückenlosen und ordnungsgemäßen Buchhaltung unterstützt wird.
Für ein funktionierendes Team und eine reibungslose Zusammenarbeit ist eine gute Organisation notwendig. Dazu gehören unter anderem das Zuweisen von Arbeiten und Aufgaben, das Setzen von Zielen oder die Einhaltung von Deadlines. Mit Trello wird dies zum Kinderspiel, da es mit unterschiedlichen Features, wie das Erstellen von Checklisten und vieles mehr, kommt. Vor allem, wenn sich Teammitglieder an verschiedenen Standorten befinden, kann sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit darunter leiden. Doch dank der App werden alle Arbeitsfortschritte automatisch aktualisiert, wodurch man zu jeder Zeit auf dem aktuellsten Stand ist und sich so die Abwicklung von Projekten um ein Vielfaches erleichtert.
Eine weitere App, die sich zum einen förderlich auf die Zusammenarbeit als auch auf die Datensicherheit in einem Unternehmen auswirkt, ist Box. Im Grunde ist es eine Cloud, in der sämtliche Dokumente, Informationen und Daten gespeichert werden. Mit einer Zugriffsberechtigung kann man somit von überall und zu jedem Zeitpunkt auf die Cloud zugreifen, wodurch das gemeinsame Arbeiten an unterschiedlichen Standorten ermöglicht wird. Denn nicht nur kann man gleichzeitig an Projekten arbeiten, da man immer den aktuellsten Stand abrufen kann, sondern man kann direkt Kommentare oder Verbesserungsvorschläge in ein Dokument einfügen. So wird mit Hilfe dieser App ein effizienter Workflow sichergestellt.
Datenschutzverletzungen können einem Unternehmen teuer kommen, weshalb der Schutz von Daten stets ernst genommen werden muss. Ein Kriterium, welches wichtig für die Sicherheit ist, ist das Erstellen von starken Passwörtern. Diese sollten jedoch nicht mehrmals verwendet werden, weshalb es für Mitarbeiter schwierig ist, sich all diese Kennwörter zu merken. Bei diesem Problem kann die App LastPass helfen, da sichere Schlüsselwörter mit einem Generator erstellt und zugleich abgespeichert werden können. Ebenfalls bietet die Anwendung die Funktion an, biometrische Authentifizierungen, wie einen Fingerabdruck, einzubinden.
Mittlerweile nimmt die Beliebtheit und Umsetzung von Remote Work stetig zu. Damit dieses Konzept allerdings funktioniert, wird ein gewisses Maß an Vertrauen von der Geschäftsleitung vorausgesetzt, dass sämtliche Arbeiten vom jeweiligen Mitarbeiter sorgfältig erledigt werden. Dabei kann eine ordnungsgemäße Führung der Arbeitszeiten von zu Hause aus behilflich sein, was Dank der Verwendung der App Traqq ganz leicht möglich ist. Denn die Anwendung zeichnet jegliche Aktivitäten auf, wertet diese aus und kann so Informationen bezüglich der Arbeitsdauer und Produktivität liefern. Zudem behält man selbst immer einen Überblick bezüglich der Stunden, was wiederum zu einem besseren Zeitmanagement führen kann.
Die Auswahl an zur Verfügung stehenden Apps nimmt kontinuierlich zu, wodurch es inzwischen sogar einige Anwendungen gibt, die auch Unternehmen zugutekommen können. Durch die Einbindung und Verwendung können sich Mitarbeiter viel Arbeit, Aufwand und Zeit sparen, da sich Prozesse vereinfachen, automatisieren oder optimieren lassen. Ganz egal, ob es dabei um die Finanzabteilung, eine einwandfreie Zusammenarbeit von verschiedenen Standorten aus, die sichere Datenaufbewahrung oder um das Zeitmanagement geht, es lässt sich mit Sicherheit eine passende App dafür finden.
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