Aktenvernichter Test und Kaufberatung

Wie ein Aktenvernichter funktioniert

Geheimhaltung von Daten ist immer dort wichtig, wo es um vertrauliche Dokumente oder Geschäftskorrespondenz geht. Wer nicht die Dienstleistung spezieller mobiler Aktenvernichter-Firmen in Anspruch nehmen will, kann selbst ein Aktenvernichtungsgerät („Reißwolf“/„Schredder“) erwerben. Die Grundfunktion eines Aktenvernichters besteht darin, Papiere in so kleine Einzelteile zu zerschneiden, dass es nicht mehr möglich ist, diese wieder zusammenzusetzen und den Inhalt nachzuvollziehen.

Die Grundidee für den Aktenvernichter ist mehr als 100 Jahre alt. Der Erfinder der Aktenvernichter wurde wurde von einer mit einer Kurbel betriebenen Maschine zur Herstellung von Nudelwaren, inspiriert Diese beobachtete Kurbel-Walz-Mechanik illustrierte das Prinzip der Funktionsweise eines Papierwolfs: Eine oder mehrere rotierende Schnittwalzen zerkleinern die ihnen zugeführten Papiere.
Die Aktenvernichtung kann auf mechanischem Wege, mittels elektrischem Antrieb oder durch Feuer beziehungsweise auf chemischem Wege erfolgen

Was ein Aktenvernichter leisten sollte

Ein Aktenvernichter sollte Papiere mit Passwörtern, Kunden- und Kontodaten, Listen, Rechnungen, Gehalts- und Kreditkartenabrechnungen, Lebensläufe, Steuerunterlagen, Schecks, Verträge, allerlei Dokumente mit eigenhändigen Unterschriften, Bankkorrespondenz, Bestellinformationen, Protokolle oder Makulatur der Verwaltung vollkommen unkenntlich machen können. So wird ausgeschlossen, dass damit unautorisierte Handlungen vollzogen werden können.

Ein gutes Gerät sollte auch CDs, DVDs oder Kreditkarten, dickere Pappe oder Plastikbinder schreddern können und unbeschädigt bleiben, wenn die zu zerstörenden Papiere mit Heft- oder Eckklammern versehen sind.

Aktenvernichter und ihr Nutzen

Das große Ziel, welches Sie mit einem Aktenvernichter erreichen, ist der Datenschutz - ein immer wichtigeres Thema in unserer Gesellschaft. Vor allem im privaten Rahmen sind sich viele Menschen noch nicht bewusst, warum Datenschutz wichtig und sinnvoll ist, doch auch im gewerblichen Bereich bekommt das Thema oft noch zu wenig Aufmerksamkeit.

Die Regelungen hierfür trifft das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) reglementiert den Umgang wie Speichern, Verarbeiten und Löschen mit personenbezogenen Daten. Zwar betrifft dies den gewerblichen Bereich, doch auch für den privaten Rahmen können Sie sich die korrekte Herangehensweise zu Nutze machen.

Personenbezogene Daten sind beispielsweise ein Name, eine Telefonnummer, Adresse und ähnliche Angaben. Um BDSG-konform Daten zu vernichten, gibt es diverse Regelungen, die Sie - vor allem im gewerblichen Bereich - unbedingt einhalten müssen, um keine Strafen zu erhalten.

Datenschutz im privaten Bereich

Privatpersonen wünschen in der Regel, dass Ihre Daten nicht missbraucht werden. Eine Rechnung, Mahnung oder andere Briefe einfach in den Müll zu werfen, kommt für kaum noch jemanden in Frage, das einfache Zerreissen reicht allerdings auch häufig nicht aus. Datenspionage ist im privaten Bereich ein großes Thema, welches jährlich Millionenschäden ausmacht. So kommt es vor, dass Mülltonnen auf der Suche nach wertvollen Daten durchsucht werden, um diese zu verkaufen und/oder zu missbrauchen.

• Rechnungen
• Mahnungen
• Einkaufsbelege
• Log-in-Daten-Briefe
• Anmeldebestätigungen
• Kündigungen
• Urkunden
• persönliche Briefe

Um sich vor Datenmissbrauch zu schützen hilft nur die akkurate Unkenntlichmachung dieser Schriftstücke.

Datenschutz im gewerblichen Bereich

Im gewerblichen Bereich regelt das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sehr genau, wie Sie konform mit Daten umgehen müssen. Zum einen trifft hier die Aufbewahrungspflicht nach HGB §257 für einen Zeitraum von 6 Jahren (Geschäftspapiere und Handelsbriefe ) bzw. 10 Jahren (Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse) zu, aber eben auch die Vernichtung personenbezogenen Informationen. Dazu zählen auch Datenträger, die vertrauliche Informationen beinhalten.

Die Aktenvernichter-Modelle

Die am Markt befindlichen Aktenvernichter-Modelle lassen sich durch die Betriebsart (mechanisch oder elektrisch) und durch die Schnittweise unterscheiden.

Streifenschneider

Einfache Aktenvernichter schneiden Papiere lediglich in Streifen, was es theoretisch möglich macht, diese – allerdings mit einigem Aufwand – wieder korrekt zusammenzufügen.

Partikelschneider

Für den sogenannten Partikelschnitt gibt es mehrere Methoden. Hochwertigere Modelle benutzen den Kreuzschnitt (oder die englische Bezeichnung Cross-Cut), wobei mittels parallel laufender Wellen mit Schnitträdern auch horizontal geschnitten wird. Die sichersten Geräte arbeiten noch feiner mit dem sogenannten Microschnitt (Desintegrator oder Granulierer), wo Papiere nach Bearbeitung mit dem Hammerwalzwerk auch noch durch ein Drahtsieb gepresst werden, um sie zu Granulat zu verarbeiten.

Es sind auch Geräte erhältlich, die Papiere durch Feuer oder Chemikalien zerstören können. Diese Modelle sind jedoch weniger für den privaten Gebrauch geeignet, da bei deren Bedienung zusätzliche Gefahrfaktoren anfallen und daher unbedingt Sicherheitsvorschriften zu beachten sind.

Die korrekte Anwendung

Aktenvernichter sind kompakt konstruiert und daher sicher in der Anwendung. Viele Modelle verfügen über einen Kontaktschalter, sodass das Gerät nur dann arbeitet, wenn der Sammelbehälter angebracht oder die Gerätetür geschlossen ist. So wird vermieden, direkt in Kontakt mit den Schnittwalzen zu gelangen.

Große und leistungsstarke Geräte verfügen allerdings auch über einen relativ großen Zuführschlitz.

Daher sollten Sie bei der Bedienung auf Folgendes achten:

Weiters sei zu beachten, dass Aktenvernichter nicht für einen Dauerbetrieb ausgerichtet sind. Viele Geräte haben daher einen Hitzeschutzschalter, der sich nach mehreren Minuten Dauereinsatz aktiviert, um die Maschine 15 bis 30 Minuten abkühlen zu lassen.

Welche nützlichen Funktionen und Erweiterungen gibt es?

Das wesentlichste Zubehör ist ein großer und leicht entfernbarer Auffangbehälter oder Abfallbeutel für das geschredderte Papier. Weiters kann das Spezialöl für Aktenvernichter, das für die Pflege des Gerätes notwendig ist, zum Zubehör gezählt werden. Dieses gibt es auch in der Form von Schmiermittelblättern.

Ansonsten findet man die Extras von Aktenvernichtern bei hochqualitativen Geräten im Detail. Außerdem lassen sich mehrere Papiere in einem Arbeitsgang vernichten, und es besteht keine Gefahr der Beschädigung durch Büroklammern. Für mehr Sicherheit sorgen Kontaktschalter, ein Not-Stoppschalter, integrierter Überhitzungsschutz und Autostopp-Funktionen, sowie eine Anzeige, dass der Auffangbehälter voll ist. Ein weiteres Plus sind Zusatzfunktionen wie individuell einstellbarer Papiereinzug oder ein automatischer Rücklauf, welcher Papierstau im Gerät verhindert.

Energie sparen

In Zeiten steigender Stromkosten und des Umweltschutzes ist es wichtig, das Thema "Energie sparen" in den Fokus zu rücken. Auch bei einem vergleichsweise kleinen Gerät wie dem Aktenvernichter sollten Sie darauf achten. Zu oft wird die stetige Einsatzbereitschaft und die damit verbundenen Kosten, obwohl Sie ihn nicht aktiv nutzen, unterschätzt.

Wir von experten-beraten.de empfehlen Ihnen ein Modell mit einer Eco-Funktion. Diese ist nicht nur für Privatanwender kostensparend, sondern auch für Büros, in denen mehrere Geräte über den gesamten Arbeitstag laufen.

Die Stromsparfunktion sorgt dafür, dass der Aktenvernichter nach einer gewissen Zeit in einen Stand-by-Modus geht (i. d. R. nach 20 oder 30 Minuten) oder sich sogar komplett ausschaltet.

Reinigung und Pflege

Um den Aktenvernichter in Schuss zu halten, muss das Schneidwerk regelmäßig geölt werden. Bei einigen Geräten sollte dies auf täglicher Basis erfolgen, besonders wenn diese häufig in Einsatz stehen. Die jeweilige Betriebsanleitung sollte Auskunft geben, wie oft die Schnittwalzen geölt werden sollten. Dazu ein Blatt Papier mit Öl benetzen und in den Zuführschlitz stecken. Eine andere Methode ist jene, das Öl direkt auf den Papiereinzug zu sprühen. Es gibt spezielle Produkte zur Pflege von Aktenvernichtern. Ansonsten sollte man kein Öl benutzen, das leicht entflammbar ist. Weiterer Pflege bedarf das Gerät nicht.

Schutzklassen, Sicherheitsstufen und Normen

Welches Gerät Sie benötigen, hängt von dem ab, was Sie in der Regel unkenntlich machen müssen bzw. wollen. Aufschluss darüber geben die Sicherheitsstufen und Schutzklassen der DIN 66399. In der Praxis kommen die Stufen 2 und 3 am häufigsten vor.

Finden Sie in unseren Tabellen eine Hilfestellung, worauf Sie achten müssen.

Sicherheitsstufen

An den Schutzklassen orientieren sich die Sicherheitsstufen, also die Art, wie diese Dokumente vernichtet werden müssen.

Datenträgerarten

Daten gibt es nicht nur auf Papier, weswegen die der Datenschutz spezielle Anforderungen an die einzelnen Datenträgerarten stellt und sich an der Sicherheitsstufe und Schutzklasse orientiert.

Anforderungen der Sicherheitsstufe 1 in Schutzklasse 1

• P-1: Streifenbreite max. 12 mm
  
• F-1: Partikelgröße max. 160 mm²
• 0-1: Partikelgröße max. 2000 mm²
• T-1: mechanisch funktionsuntüchtig
• H-1: mechanisch / elektronisch funktionsunfähig
• E-1: mechanisch / elektronisch funktionsuntüchtig

Anforderungen der Sicherheitsstufe 2 in Schutzklasse 1

• P-2: Streifenbreite max. 6 mm
  
• F-2: Partikelgröße max. 30 mm²
• 0-2: Partikelgröße max. 800 mm²
• T-2: Partikelgröße max. 2000 mm²
• H-2: beschädigt
• E-2: zerteilt

Anforderungen der Sicherheitsstufe 3 in Schutzklasse 1 und 2

• P-3:  Partikelgröße max. 320 mm²
  
• F-3: Partikelgröße max. 10 mm²
  
• 0-3: Partikelgröße max. 160 mm²
  
• T-3: Partikelgröße max. 320 mm²
  
• H-3: verformt
  
• E-3: Partikelgröße max. 160 mm²
  

Anforderungen der Sicherheitsstufe 4 in Schutzklasse 2 und 3

• P-4: Partikelgröße max. 160 mm²
  
• F-4: Partikelgröße max. 2,5 mm²
• 0-4: Partikelgröße max. 30 mm²
• T-4: Partikelgröße max. 160 mm²
• H-4: mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße max. 2000 mm²
• E-4: Partikelgröße max. 30 mm²

Anforderungen der Sicherheitsstufe 5 in Schutzklasse 2 und 3

• P-5: Partikelgröße max. 30 mm²
  
• F-5: Partikelgröße max. 1 mm²
• 0-5: Partikelgröße max. 10 mm²
• T-5: Partikelgröße max. 30 mm²
• H-5: mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße max. 320 mm²
• E-5: Partikelgröße max. 10 mm²

Anforderungen der Sicherheitsstufe 6 in Schutzklasse 3

• P-6: Partikelgröße max. 10 mm²
  
• F-6: Partikelgröße max. 0,5 mm²
• 0-6: Partikelgröße max. 5 mm²
• T-6: Partikelgröße max. 10 mm²
• H-6: mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße max. 10 mm²
• E-6: Partikelgröße max. 1 mm²

Anforderungen der Sicherheitsstufe 7 in Schutzklasse 3

• P-7: Partikelgröße max. 5 mm²
  
• F-7: Partikelgröße max. 0,2 mm²
• 0-7: Partikelgröße max. 0,2 mm²
• T-7: Partikelgröße max. 2,5 mm²
• H-7: mehrfach zerteilt und verformt, Partikelgröße max. 
• E-7: Partikelgröße max. 0,5 mm²

Preise und bekannte Hersteller

Bei Aktenvernichtern gibt es große Preisunterschiede, die jedoch mit Machart und der Ausstattung zusammenhängen. Wir haben eine kurze Preis- und Herstellerübersicht (Stand Juli 2020) für Sie zusammengestellt:

Die einfachsten Modelle mit Streifenschnitt für den Privatgebrauch gibt es bereits zwischen 10 und 20 Euro, jedoch handelt es sich hauptsächlich um Aufsätze für Papierkörbe, die dann wiederum der bestimmten Größe entsprechen müssen. Diese gibt es z. B. von Olympia, Peach, Genie, zoomyo und General Office.

Für rund 20 bis 35 Euro gibt es bereits kleine kompakte Schredder, unter denen einige auch schon Plastik und CDs zerkleinern können (Hersteller sind hier  Genie, AmazonBasics, Rexel, Geha, D&S, Fellowes, Olympia, Dahle, ednet und Hama). Die meisten Schredder in dieser Preisklasse weisen nur Sicherheitsstufe 1 auf.

Für Allround-Geräte mit robuster Schnittwalze muss man schon mindestens 40 bis 70 Euro ausgeben (z. B. für Papierzerkleinerer von Dahle, Rexel, Fellowes, ProfiOffice, Olympia, IVS, Hama, Dayhome, Logilink und HSM). Hier gilt bereits Sicherheitsstufe 2 und 3 als Standard.

Täglicher Einsatz und Masse verlangen dementsprechend ausgerüstete Geräte, und hier muss man schon in der Preisklasse von 75 Euro aufwärts bis etwa 120 Euro anfangen –  z. B. mit Geräten von Dahle, ProfiOffice, Rexel, Falambi, Hama, HSM, EBA und Fellowes. Robuste Allround-Geräte für den professionellen Gebrauch kosten in etwa 200 bis 450 Euro (z. B. von Staples, Intimus, Kensington, Kobra, Ideal und Martin Yale), Modelle mit weiteren Extras können bis zu 1000 Euro kosten (z. B. von Fellowes, SNV, HSN, Ideal, Dahle und Intimus).  

Bei der Anschaffung sollte man auch darauf achten, ob der Händler diverse Garantie- und Serviceleistungen anbietet.

Darauf sollten Sie beim Kauf besonders achten

• Kreuz- oder Partikelschnitt
• Qualitative Verarbeitung
• Einfache Bedienung
• Schutzfunktionen (Kontaktschalter, Überhitzungsschutz, Not-Stoppschalter)
• Mindestens Sicherheitsstufe 2 für professionellen Einsatz
• Großer Auffangbehälter oder Abfallbeutel
• Automatischer Rücklauf
• Anzeige, wenn Papierbehälter voll ist
• Einstellbarer Papiereinzug
• Geringe Betriebslautstärke
• Sicherheit im Umgang
• Abnehmbare Abdeckung zwischen Schneidewerk und Papierkorb
• Garantie- und Serviceleistungen des Händlers

Unser experten.de-Fazit

Entscheidend bei der Auswahl von Aktenvernichtern sind die Schnittart, die Einfachheit der Bedienung, die Sicherheitsstufen und diverse technische Anforderungen, die dem Umfang Ihres Bedarfs entsprechen. Hochqualitative Produkte von namhaften Herstellern sind vorzuziehen, da diese besonders in puncto Schneidewerkschärfe länger halten. Man sollte nicht am falschen Ende sparen und lieber etwas mehr für ein Allround-Gerät von einem namhaften Hersteller ausgeben. Ein hochwertiger Aktenvernichter wird Ihrem Datenschutz sicher lange dienlich sein.

Um Ihnen die Entscheidung für den Erwerb eines guten Aktenvernichters noch weiter zu erleichtern, haben wir neben den Informationen in diesem Ratgeber auch einen Aktenvernichter-Test-2021 durchgeführt und die Besten gekürt. Sehen Sie sich die Vor- und Nachteile unserer Testsieger in den umfassenden Testberichten an, die wir für die besten Geräte erstellt haben, und suchen Sie sich das für Sie optimale Gerät aus.